La maison Bohringer est un boucher charcutier traiteur à Cambrai. Elle compte 14 collaborateurs au service du point de vente et de l’activité événementielle. L’installation de Saasfood y a été réalisée en 2015. L’outil y est utilisé pour la prise de commande et la gestion de production, le e-commerce et l’étiquetage en magasin. Emeric Bohringer en est le co-gérant.
Je suis arrivé en 2006 pour travailler aux côtés de mon père qui avait à l’époque deux salariés. Depuis 2008, nous nous sommes bien développés : nous avons déménagés pour agrandir la boutique et le laboratoire ; nous avons développé la gamme traiteur pour répondre à la demande de notre clientèle puis créé le volet événementiel.
Ces projets ont augmenté la dimension gestion des produits et de la production. Je passais 8 à 9 heures par semaine à retranscrire toutes les commandes et dispatcher les différentes tâches via un tableur excel. Ce qui était source d’erreur, surtout en fin de journée avec la fatigue accumulée. D’autant qu’en périodes de fêtes je pouvais travailler jusqu’à 1h du matin pour me lever le lendemain à 5h. C’est pour cela que beaucoup de mes confrères disent que certes, cette période nous permet de faire du chiffre mais c’est aussi des semaines que l’on craint car c’est trop de boulot à tel point que finalement certains préfèrent fermer.
De mon côté, j’ai essayé de prendre des jeunes étudiantes en secrétariat : la première ne voulait pas aller en magasin pour mieux comprendre les produits et la seconde faisait trop d’erreurs. J’aurai pu prendre une vendeuse qui connaissait bien les produits pour gérer cette partie commande mais encore fallait-il que j’accepte qu’elle ne soit plus en boutique. Pas facile quand on sait que la main d’œuvre coûte cher et nécessite un encadrement.
En 2015, j’ai donc été amené à chercher un logiciel pour m’aider sur le sujet. J’en ai d’abord parlé à des copains développeurs en leur disant qu’il y avait quelque chose à créer et un marché à prendre mais ils n’ont pas eu l’air convaincus. J’en ai parlé à plusieurs de mes confrères et fournisseurs et j’ai d’abord entendu parler d’un commerçant sur Arras qui avait trouvé une solution. Et à peu près au même moment, j’ai eu un appel de Rodolphe Minet de Saasfood qui m’a appelé en me précisant que son outil de gestion de production était présent chez un de mes confrères que je connais bien [NDRL : le traiteur Notteau à Neuveille-en-Ferrain]. Je l’ai d’abord un peu envoyé sur les roses parce que ça ne me parlait pas et que j’avais certainement mal compris l’objet de Saasfood. Il faut dire qu’on reçoit tellement d’appels de démarchage… Lorsque j’ai rappelé mon confrère d’Arras pour en savoir plus, il m’a mis en relation avec Saasfood. J’avais besoin de la caution de personnes du métier.
Et quand Rodolphe Minet m’a présenté son outil, j’ai reconnu mon travail dans ce logiciel. Je me suis dit « tout est lié, tout est pensé pour ! ». J’ai signé tout de suite pour un an.
Auparavant, les clients prenaient un même menu pour tous leurs convives alors qu’aujourd’hui c’est davantage à la carte. Ce qui multiplie le risque d’erreurs lors de la prise de commande comme pour la production. Or comme c’est un moment important pour nos clients qui reçoivent : nous avons encore moins droit à l’erreur.
On peut aussi plus facilement s’adapter aux allergies qui sont de plus en plus courantes. Lors de la prise de commande on a une petite icône commentaire qui nous permet de spécifier qu’il faut préparer par exemple un pain surprise sans beurre pour une personne intolérante. Ces informations sont ensuite automatiquement retranscrites sur le bon de fabrication.
La base de données produits a été assez longue à faire donc j’ai un peu laissé traîner. C’est au moment où j’ai eu des couacs sur excel et des commandes passées à la trappe que je me suis dit qu’il allait vraiment falloir s’y mettre. Donc en septembre 2015 ma base de produits sur Saasfood était enfin prête pour les fêtes de fin d’année. Je me suis entraîné en magasin et arrivé aux fêtes, ça été un gain de temps et même un plaisir de savoir que le soir, en deux trois clics, je pourrais éditer mes bons de commande au lieu de passer 4h à tout recopier.
La première année, j’ai utilisé Saasfood tout en conservant excel en parallèle. J’ai d’ailleurs encore eu quelques erreurs qui venaient de ma gestion sur excel. L’outil informatique je dois l’avouer me faisait un peu peur. Je craignais de perdre des données. Et finalement, je me suis rendu compte que je pouvais faire 100% confiance au logiciel Saasfood. Si tout est bien saisi, même en commentaire, il n’y a plus d’erreur de produits. C’est très sécurisant pour nous mais aussi pour le client qui peut recevoir la confirmation pour toute sa commande pour vérifier que tout y est bien retranscrit.
L’an dernier nous avons eu 400 commandes pour les fêtes dont une cinquantaine réalisées entièrement via le site par les clients. Il n’y a pas eu une seule erreur. J’avoue que tout a été plus fluide. Pour la commande en ligne, on a mis un délai jusqu’au 17-18 décembre sinon les clients demandent encore des chapons et des volailles jusqu’au 23 ! On pourrait encore le faire mais c’est côté fournisseurs que ça pose problème. Les clients passent donc tranquillement commande de chez eux sur leur PC ou tablette, même lorsque le magasin est fermé, et je reçois les notifications par mail. C’est aussi plus fluide en boutique car auparavant les demandes se concentraient sur deux trois jours ; les vendeuses devaient tout enregistrer, c’était le rush et c’est là qu’arrivent les erreurs.
Désormais on communique toute l’année auprès de nos clients sur le fait qu’ils puissent commander par Internet. Ceux qui ont besoin d’être rassurés nous passent un petit coup de fil pour avoir confirmation que tout est ok. Ils sont sécurisés et c’est un vrai gain de temps pour nous. Et le retrait des commandes est également plus fluide puisqu’on peut les classer par heure de retrait ou par ordre alphabétique. L’année dernière, nous avions ouvert la grande porte du local à côté de la boutique pour que les clients n’aient plus à faire la queue. Les retraient étaient parfaitement étalés dans la journée. On leur a même servi le café. Les gens nous ont dit « c’est bien calme Noël cette année ! ». Ce à quoi nous leur avons répondu qu’au contraire, nous avions traité plus de commande mais étions simplement beaucoup mieux organisés. Tout était parfaitement rôdé et structuré ! C’est le premier Noël où je n’ai pas senti la fatigue. J’aborde donc cette année les fêtes en tout sérénité.
On utilise bien sûr Saasfood toute l’année pour la commande en ligne par les clients et la commande en magasin mais pas seulement…
J’utilise aussi l’étiquetage. Dans la nouvelle boutique, j’ai un comptoir de 12 mètres. Avant j’imprimais des étiquettes papiers que je découpais, plastifiais et redécoupais pour essayer d’avoir quelque chose de propre. Grâce à Saasfood, dès que le produit est créé dans la base, je peux le sortir en étiquette sur la petite imprimante spéciale. J’ai donc mis un mac dans le magasin à disposition de toute l’équipe pour qu’ils puissent instantanément sortir les étiquettes.
Je viens aussi de commande un présentoir pour tablette avec anti-vol pour que je puisse mettre un ipad permettant au client et aux services d’hygiène de consulter les allergènes en magasin.
Grâce à une seule application, vous rentrez une base de données et elle est diffusée aussi bien sur les tablettes pour les allergènes, sur Internet pour la partie e-commerce que sur les étiquettes pour votre vitrine réfrigérée.
La solution me permet de gérer sereinement mes partenariats avec un fromager et un pâtissier de Cambrai. Je propose leurs produits à mes propres clients dans les menus. Saasfood me permet de leur envoyer directement le bon de fabrication. Je n’ai rien à faire !
Jimmy et François [NDRL : de l’équipe Saasfood] ont créé à ma demande une fonction devis pour mon activité événementielle car je travaille pour pas mal de mariages. Ce qui me permet d’être beaucoup plus réactif par rapport à une demande de devis ou aussi de gérer très facilement les modifications de quantité. C’est moins de boulot pour moi car je ne dois plus faire ça le soir et le weekend ; je m’arrange pour assurer la saisie directement pendant le rendez-vous client. Toujours pour l’événementiel, j’ai créé dans l’outil une base de matériel et vaisselle pour faciliter la préparation par mes équipes. J’ai même créé un article comme une sorte de check-list pour chaque événement avec sacs poubelle, mallette de couteaux, planches à découper pour être sûr de ne rien oublier. Mes salariés ont ainsi la liste complète de ce qu’il faut préparer, ce qui nous fait gagner environ une heure sur chaque événement et nous évite les allers-retours pour livrer du matériel oublié. Là où nous réalisions avant des réceptions d’une cinquante de personnes ; nous pouvons assurer aujourd’hui sereinement des événements pour 400 personnes grâce à tout ce processus de retranscription automatisé.
Et plus largement, sur la partie traiteur, je n’ai plus peur de créer de nouvelles formules de cocktails, de planchas… Avant, la retranscription des produits à travailler prenait du temps. La base article me permet d’assembler facilement différents produits pour créer un nouveau menu ou une nouvelle formule sans travail supplémentaire.
En regroupant l’activité magasin et événementiel, je dirais qu’on a augmenté notre chiffre d’affaires de 20% depuis la mise en place de Saasfood en 2015.
C’est un site Internet ? Non.
C’est un outil de production ? Non.
C’est plus que ça !!! Il faudrait trouver le terme.
Mon grand-père disait toujours « le chiffre d’affaires c’est bien mais le tout c’est de finir propre, pas devoir benner ou retravailler ». Donc je dirai que Saasfood c’est l’outil qui vous permet de finir propre dans vos frigos. A mieux gérer sa production, il y a moins de casse, de doublons et d’erreurs de commande.
On manque souvent de main d’œuvre dans le métier. Lorsqu’on a de bons éléments comme c’est le cas chez moi comme chez mes confrères, à nous de leur amener les outils pour les aider à être plus productifs. La plateforme Saasfood est sexy, simple, bien détaillée, propre et facile à travailler. Il ne faut pas chercher les cases. Tout y est bien présenté et clair. C’est vraiment une autre manière de travailler. Quand votre équipe est rôdée à l’utilisation du logiciel : tout est fluide et c’est vraiment formidable ! C’est un plaisir de travailler ainsi.
Avec Saasfood, on a affaire à des professionnels. Des personnes qui tiennent à leur produit et qui cherchent continuellement à le faire évoluer. Peut-être un jour on utilisera la solution pour gérer les stocks et les fournisseurs.
Mon père aujourd’hui ne veut plus prendre de commande car il n’est pas du tout au point avec l’informatique, comme beaucoup de personnes de soixante ans. Par contre c’est le premier à reconnaître que grâce à Saasfood nous avons vécu notre premier Noël sans faute, sans stress et que c’est un outil formidable.
Saasfood c’est notre nouvelle secrétaire, c’est mon binôme. J’ai constamment accès à mes commandes ; j’ai même demandé à recevoir les alertes par mail pour être encore plus réactif, notamment pour les produits sensibles.
J’ai encore pas mal de projets de développement via Saasfood comme la gestion de fidélité. L’achat de balances via la solution est également en projet pour que tout soit lié. Viendra ensuite la mise en place des caisses qui devront communiquer avec le monnayeur automatique. Je dois aller visiter Robert Van Inghelandt à Hazebrouck et De l’étable à la table à Bergues pour voir leur installation et parler de leur expérience.