Lucidarme est boucher charcutier traiteur dans le Nord. L’enseigne dispose de trois points de vente, d’un atelier de fabrication et compte aujourd’hui une quarantaine de salariés.
Nous avons un métier de proximité. Notre clientèle est en attente de produits de qualité mais aussi de services. Et en interne, nous avons besoin d’être beaucoup plus professionnels dans l’exécution de nos tâches.
Saasfood a été mis en place en mai 2015, date à laquelle nous avons ouvert notre 3e boutique, celle de Bondues. Il fallait vraiment que nous ayons un outil qui nous facilite la tâche pour éviter notamment les échanges d’informations par fax et téléphone, sources de doublons. La plateforme unique qui centralise l’information nous a donc permis d’optimiser nos listes et d’éviter les sur-fabrications d’autant plus préjudiciables sur des produits périssables.
La dématérialisation du métier a été une véritable étape pour nous. Les bouchers sont souvent dans l’ancienne école avec le papier et le crayon.
Je suis arrivé il y a 10 ans avec l’envie de modifier ce mode de fonctionnement. On ne peut pas gérer 100 commandes comme on en gère 10 ; ce qui est encore plus vrai en périodes de fêtes qui engendrent des quantités beaucoup plus importantes.
Aujourd’hui, Saasfood nous facilite la tâche et nous fait gagner du temps que nous mettons à profit de notre cœur de métier. Nous avons pu déléguer entièrement la gestion de production au personnel : ils éditent chaque matin les nouvelles commandes à produire dans la journée ou dans la semaine.
C’est une petite révolution dans notre milieu et je pense qu’aujourd’hui nos collaborateurs ne pourraient plus s’en passer.
La prise en main de l’équipe s’est opérée en deux phases. D’abord par les jeunes qui comprennent le fonctionnement de Saasfood en 5 à 10 minutes. Ils ont l’habitude du clic and collect pour leur propre usage personnel donc leur période d’adaptation sur cet outil est rapide. Pour les anciens qui n’ont pas grandi avec l’outil informatique, la prise en main est un cap pour eux. Certains étaient même assez réfractaires. Mais en créant des binômes avec les plus jeunes, on les a incités à utiliser l’outil. Désormais, tout le monde est opérationnel sur Saasfood., d’autant qu’ils en ont intégré l’intérêt.
La gestion de production a été le moteur de la mise en place de Saasfood chez nous. En parallèle nous avons initié la prise de commande en magasin via l’outil. L’important était d’avoir un bon fichier article pour une utilisation efficace de l’outil.
Saasfood nous a aussi permis de mieux connaître nos clients et de communiquer de manière plus professionnelle avec eux. Nous disposons des adresses email de nos clients, ce qui nous permet de leur envoyer chaque semaine les informations sur nos points de vente et actualités par newsletter. En boutique, nous saisissons la commande du client et pouvons ainsi l’éditer immédiatement par papier ou lui envoyer par email.
Nous utilisons également l’outil pour l’édition des cartes produit [NDLR : étiquetage pour les vitrines réfrigérées] qui nous apporte un confort non négligeable. Et nous avons pour projet la mise en place de caisses et balances Saasfood.
En période de forte activité comme la fin d’année où nous gérons un grand nombre de commandes sur 48h, nous ressentons largement les bénéfices en terme d’efficacité et de sérénité.
Maintenant, si on doit se développer, grâce à Saasfood, nous avons désormais techniquement l’outil pour avancer alors qu’auparavant nous aurions été contraints par nos fichiers excel et le papier. La dématérialisation présente donc un énorme avantage aujourd’hui dans notre organisation.
Désormais mes collègues sont entièrement autonomes au quotidien. La dématérialisation présente donc un énorme avantage aujourd’hui dans notre organisation. Cela nous permet de consacrer notre énergie à la production et non plus à l’organisation qui nous prenait beaucoup de temps. C’est carré : les produits sont regroupés par quantités ; les listes de productions sont claires ; on connaît en temps réel le statut des commandes…
Autre avantage… Tablette, PC, smartphone : je peux consulter en temps réel et de n’importe où l’avancement des commandes ou le suivi du chiffre d’affaires.
Au départ, il y a le temps d’adaptation à ce nouvel outil. Ensuite, au fur et à mesure de l’année, quand tout est optimisé, on s’aperçoit que l’on a gagné une heure ou deux par jour grâce à la solution. En période de fête, on le ressent davantage et ce temps s’avère précieux. On ne doit plus récapituler l’ensemble des commandes prises dans la journée. En un clic on peut tout afficher. Il n’est plus nécessaire de recompter. Je suis aussi plus serein par rapport à avant où je réalisais des copies de sauvegardes et imprimais tout en double par sécurité. Aujourd’hui j’ai la garantie que m’offre Saasfood et je trouve que leur suivi client est une force. Ce n’est pas tout d’avoir un bon outil ; il faut aussi disposer d’un service après-vente qui soit disponible, réactif et à notre écoute.
L’an dernier, nous avons augmenté nos volumes de commandes sur la période de fin d’année sans pour autant plus d’organisation en interne. A la fermeture des boutiques, les listes de commandes sont déjà prêtes, il suffit de cliquer sur un bouton ! Ce qui n’est pas négligeable ! Elle nous permet aussi d’optimiser le contrôle des commandes préparées pour éviter les erreurs humaines. Elle nous oblige à davantage de rigueur dans les tâches.